Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

PROVASEGUROS AGENCIA ASESORA PRODUCTORA DE SEGUROS S.A.

Documento institucional para publicación web

De conformidad con lo establecido en la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, y demás normativa conexa aplicable, PROVASEGUROS AGENCIA ASESORA PRODUCTORA DE SEGUROS S.A. (en adelante, “PROVASEGUROS”) pone en conocimiento de sus clientes, potenciales clientes, usuarios, dependientes, beneficiarios, proveedores y terceros relacionados la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”).

La presente Política regula la forma en que PROVASEGUROS recopila, accede, registra, organiza, estructura, conserva, adapta, modifica, extrae, consulta, utiliza, comunica, transfiere, difunde, bloquea, elimina y, en general, trata datos personales, a través de cualquier canal físico o digital habilitado por la compañía.

La aceptación de esta Política se entenderá otorgada cuando el titular entregue sus datos personales por cualquiera de los canales habilitados por PROVASEGUROS, utilice nuestros servicios, solicite cotizaciones, gestione pólizas, presente documentación o mantenga cualquier relación comercial, precontractual o contractual con la compañía, conforme a la base de legitimación aplicable en cada caso.

PRIMERA: IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

PROVASEGUROS AGENCIA ASESORA PRODUCTORA DE SEGUROS S.A.

  • RUC: 1793227546001
  • Domicilio: Av. Eloy Alfaro y Av. 6 de diciembre
  • Correo electrónico: contacto@provaseguros.com
  • Teléfono: 02 3333 682
  • Sitio web: www.provaseguros.com

PROVASEGUROS actúa como broker o asesor productor de seguros y podrá tratar datos personales en calidad de:

a) Responsable del Tratamiento, cuando determine la finalidad y los medios del tratamiento; y/o

b) Encargado del Tratamiento, cuando trate datos por cuenta de un cliente, empresa, tomador, asegurado o tercero que haya delegado dicha gestión.

SEGUNDA: CANALES DE RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO

PROVASEGUROS podrá recolectar y tratar datos personales a través de cualquier canal de comunicación o atención, incluyendo, de forma enunciativa y no limitativa:

  • sitio web;
  • formularios físicos o digitales;
  • correo electrónico;
  • llamadas telefónicas;
  • WhatsApp y mensajería instantánea;
  • redes sociales;
  • videollamadas;
  • plataformas de cotización o emisión;
  • aplicativos móviles;
  • oficinas, sucursales o puntos de atención;
  • documentación entregada por clientes, empleadores, representantes legales, dependientes, beneficiarios o proveedores;
  • fuentes públicas o privadas legalmente habilitadas.

TERCERA: DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

PROVASEGUROS podrá tratar, según la naturaleza del servicio contratado o solicitado, las siguientes categorías de datos:

3.1 Datos identificativos y de contacto

Nombres y apellidos, número de cédula, pasaporte o RUC, nacionalidad, firma, fecha de nacimiento, domicilio, correo electrónico, teléfonos, estado civil, profesión, actividad económica, cargo y otros datos análogos.

3.2 Datos patrimoniales, financieros, crediticios, tributarios y bancarios

Ingresos, balances, estados financieros, declaraciones tributarias, referencias bancarias o comerciales, historial crediticio, cuentas bancarias, información patrimonial, cumplimiento contractual, documentos societarios, garantías, codeudores, socios, representantes legales y demás información requerida para cotización, suscripción o análisis de riesgo.

3.3 Datos sensibles

Datos relativos a salud física o mental, diagnósticos, antecedentes médicos, tratamientos, recetas, exámenes, resultados de laboratorio, discapacidades, atenciones médicas, siniestralidad médica, y cualquier otra información sensible que sea necesaria para la gestión de pólizas de asistencia médica, vida, accidentes personales u otros productos relacionados.

3.4 Datos de niñas, niños y adolescentes

Datos de identificación, parentesco, fecha de nacimiento, información médica y demás datos necesarios para la inclusión de dependientes, beneficiarios o asegurados menores de edad, siempre de conformidad con la normativa aplicable y bajo las autorizaciones correspondientes.

3.5 Datos de bienes y riesgos asegurables

Información de vehículos, inmuebles, maquinaria, mercaderías, fianzas, garantías, bienes patrimoniales, riesgos empresariales, documentos de respaldo, historial de siniestralidad y cualquier dato relacionado con el objeto asegurable.

CUARTA: FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

PROVASEGUROS tratará los datos personales para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas, incluyendo:

4.1 Gestión precontractual y comercial

  • atender requerimientos, consultas y solicitudes;
  • elaborar cotizaciones;
  • comparar ofertas del mercado asegurador;
  • perfilar técnicamente necesidades de cobertura;
  • estructurar propuestas comerciales;
  • analizar riesgos asegurables o afianzables.

4.2 Gestión contractual

  • emitir, modificar, renovar, rehabilitar, cancelar o endosar pólizas;
  • administrar programas de seguros individuales, corporativos o masivos;
  • gestionar cobranzas, devoluciones, devoluciones de primas o ajustes;
  • tramitar inclusiones y exclusiones de asegurados, dependientes o beneficiarios.

4.3 Gestión de siniestros, reclamos y asistencias

  • tramitar avisos de siniestro;
  • coordinar peritajes, inspecciones, talleres, clínicas, médicos, ajustadores, laboratorios, reembolsos y demás prestaciones;
  • dar seguimiento a indemnizaciones, liberaciones de garantía o pago de reclamos.

4.4 Cumplimiento normativo y regulatorio

  • cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales y de control;
  • atender requerimientos de autoridad competente;
  • cumplir obligaciones en materia societaria, tributaria, prevención de lavado de activos, financiamiento de delitos, debida diligencia y auditoría.

4.5 Gestión interna y mejora del servicio

  • mantener expedientes, historiales y bases de datos de clientes;
  • documentar trazabilidad de operaciones;
  • mejorar procesos, canales, productos y experiencia del cliente;
  • realizar análisis estadísticos, actuariales, comerciales o de calidad, preferiblemente con información anonimizada o seudonimizada cuando corresponda.

4.6 Comunicación e información comercial

  • remitir información institucional, novedades, campañas, promociones, beneficios, invitaciones, contenidos de educación aseguradora y productos relacionados, por medios físicos o digitales, cuando exista base legal suficiente para ello.

QUINTA: BASES DE LEGITIMACIÓN

PROVASEGUROS tratará datos personales sobre la base de una o más de las siguientes causales, según corresponda en cada caso:

  • consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del titular;
  • ejecución de medidas precontractuales a solicitud del titular;
  • ejecución y administración de la relación contractual;
  • cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias;
  • interés legítimo, cuando proceda conforme a la ley;
  • protección de intereses vitales;
  • otras bases de legitimación previstas por la normativa aplicable.

Cuando se trate de datos sensibles, PROVASEGUROS solicitará el consentimiento expreso del titular o actuará bajo la base habilitante correspondiente prevista en la ley.

SEXTA: TRATAMIENTO DE DATOS DE SALUD Y DATOS SENSIBLES

PROVASEGUROS podrá tratar datos sensibles, especialmente datos de salud, cuando ello sea estrictamente necesario para:

  • cotizar o emitir pólizas de asistencia médica, vida o accidentes personales;
  • administrar coberturas;
  • gestionar reembolsos, siniestros y prestaciones;
  • coordinar con aseguradoras, prestadores médicos, clínicas, laboratorios y demás actores vinculados al servicio.

Estos datos serán tratados bajo criterios reforzados de seguridad, confidencialidad, necesidad y minimización, y no serán utilizados para fines incompatibles con aquellos que motivaron su recolección.

SÉPTIMA: DATOS DE DEPENDIENTES, BENEFICIARIOS Y MENORES DE EDAD

Cuando el titular entregue datos personales de dependientes, beneficiarios o menores de edad, declara y garantiza que cuenta con la legitimación, representación o autorización suficiente para hacerlo.

PROVASEGUROS tratará estos datos exclusivamente para la finalidad relacionada con la póliza, beneficio, cobertura, reclamación o servicio correspondiente, y aplicará medidas reforzadas cuando la naturaleza del dato o la condición del titular así lo requiera.

OCTAVA: DESTINATARIOS Y TRANSFERENCIA DE DATOS

PROVASEGUROS podrá comunicar, compartir o transferir datos personales, dentro o fuera del Ecuador, cuando ello resulte necesario y legítimo, a:

  • compañías aseguradoras;
  • compañías reaseguradoras;
  • brokers o intermediarios de reaseguro;
  • ajustadores, peritos, talleres, clínicas, hospitales, laboratorios y redes médicas;
  • proveedores tecnológicos y plataformas operativas;
  • call centers, mensajería, auditoría, consultoría o servicios complementarios;
  • autoridades administrativas, judiciales o de control;
  • terceros respecto de los cuales exista obligación legal, contractual o autorización válida.

Toda transferencia se realizará bajo condiciones de confidencialidad, seguridad, necesidad y adecuación al marco legal aplicable.

NOVENA: MEDIDAS DE SEGURIDAD

PROVASEGUROS implementa medidas técnicas, físicas, organizativas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo, para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración, destrucción, divulgación o uso indebido.

Estas medidas incluyen, entre otras:

  • controles de acceso según perfil y función;
  • deberes de confidencialidad para personal y terceros;
  • restricciones de uso;
  • almacenamiento seguro;
  • protocolos de respaldo y recuperación;
  • trazabilidad documental;
  • revisión interna y actualización de controles.

Sin perjuicio de lo anterior, el titular reconoce que ningún sistema es absolutamente invulnerable y que PROVASEGUROS actuará diligentemente frente a cualquier incidente de seguridad conforme a la normativa vigente.

DÉCIMA: CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su tratamiento, así como durante el plazo adicional exigido por obligaciones legales, regulatorias, contractuales, contables, tributarias, de defensa jurídica, prevención de fraude o auditoría.

Cumplida la finalidad o vencidos los plazos legales aplicables, PROVASEGUROS procederá a su eliminación, bloqueo, anonimización o conservación restringida, según corresponda.

DÉCIMA PRIMERA: DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares podrán ejercer, conforme a la ley, sus derechos de:

  • acceso;
  • rectificación y actualización;
  • eliminación;
  • oposición;
  • suspensión o limitación del tratamiento;
  • portabilidad;
  • revocatoria del consentimiento, cuando proceda;
  • y demás derechos reconocidos por la normativa aplicable.

Las solicitudes podrán presentarse a través de los canales oficiales de PROVASEGUROS, acompañando la información necesaria para verificar la identidad del solicitante y procesar adecuadamente su requerimiento.

DÉCIMA SEGUNDA: DEBER DE INFORMACIÓN Y VERACIDAD DE LOS DATOS

El titular declara que los datos proporcionados son verdaderos, completos y actualizados.

PROVASEGUROS podrá requerir documentación de respaldo cuando ello resulte necesario para validar la información, prevenir fraude, cumplir obligaciones legales o gestionar adecuadamente la póliza o servicio solicitado.

DÉCIMA TERCERA: USO DE SITIO WEB, FORMULARIOS Y MEDIOS DIGITALES

El uso del sitio web, formularios, plataformas, redes sociales o canales digitales de PROVASEGUROS puede implicar la recolección de datos técnicos, metadatos, formularios de contacto y demás información necesaria para operar dichos servicios y atender solicitudes.

Cuando aplique, PROVASEGUROS podrá complementar esta Política con avisos específicos, cláusulas cortas, banners, consentimientos o políticas adicionales sobre cookies, campañas, formularios o aplicativos.

DÉCIMA CUARTA: MODIFICACIONES

PROVASEGUROS podrá actualizar o modificar la presente Política cuando resulte necesario por cambios normativos, regulatorios, operativos, tecnológicos o de negocio.

La versión vigente estará disponible en su sitio web oficial o en los canales que PROVASEGUROS habilite para tal fin.

DÉCIMA QUINTA: ACEPTACIÓN

El titular reconoce haber leído, entendido y aceptado la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, en la medida en que entregue datos personales a PROVASEGUROS, solicite servicios, mantenga una relación con la compañía o interactúe a través de cualquiera de sus canales de atención.

DÉCIMA SEXTA: CONTACTO

Para consultas, solicitudes o ejercicio de derechos en materia de datos personales, el titular podrá comunicarse con PROVASEGUROS a través de:

  • Correo electrónico: contacto@provaseguros.com
  • Teléfono: 02 3333 682
  • Dirección: Av. Eloy Alfaro y Av. 6 de diciembre
  • Versión: 1.1
  • Fecha de vigencia: 01/04/2030